EL EXPEDIENTE PENITENCIARIO

Llamamos «expediente penitenciario» al conjunto ordenado de documentos y actuaciones formado en relación a una persona privada de libertad en un establecimiento penitenciario, desde el ingreso hasta la excarcelación. El expediente aglutina gran cantidad de información personal, procesal, penal y estrictamente penitenciaria. Estos documentos que componen el expediente son generados por la propia Administración penitenciaria, como parte esencial de la relación jurídica penitenciaria, pero otros muchos son remitidos a los establecimientos penitenciarios desde instancias externas, como los órganos judiciales. Las personas privadas de libertad tienen derecho a recibir información personal y actualizada de su situación procesal y penitenciaria (arts. 4.2.k) y 18.1 RP), lo que incluye el derecho de acceso al expediente.

El expediente penitenciario «en papel»

Todavía hoy, los centros penitenciarios siguen gestionando la documentación de las personas privadas de libertad mediante carpetas físicas, ficheros y papeles, que constituyen el expediente penitenciario «tradicional». Estos expedientes contienen tres o cuatro partes diferenciadas: 1) la portada, 2) los datos de identificación y filiación, 3) las hojas de vicisitudes y 4) los documentos.

• La portada. Es la cubierta delantera de la carpeta que contiene físicamente el conjunto de documentos en papel que conforman el expediente. En la misma se recogen los apellidos y el nombre del interno, su NIS, el nº de expediente si corresponde y otros datos relevantes para la identificación del interno; así como observaciones o advertencias relevantes para la gestión.
• La hoja de filiación. Es el documento que se elabora al ingreso en el establecimiento penitenciario, reflejando los datos identificativos del interno, que permiten reconocerlo en cualquier tipo de excarcelación. En cada ingreso de libertad, se confecciona una hoja de filiación distinta. En la actualidad, se obtiene a través del Sistema de Identificación Automatizada (SIA).
• Las hojas de vicisitudes. Son anotaciones breves a modo de índice o sumario, que contienen por orden cronológico y sucesivo las distintas incidencias o trámites que se han seguido con un interno, permitiendo identificar los documentos relativos a esas incidencias o trámites que se encuentran en el interior del expediente.
• El contenido del expediente. Los documentos en papel que se encuentran dentro de la carpeta que comprende el expediente, a los que hacen referencia las anotaciones de las hojas de vicisitudes, son muy diversos, pues es variada la documentación que se genera por las oficinas de los centros penitenciarios en relación a las personas privadas de libertad. Comprende datos personales, penales, procesales, penitenciarios, de intervención terapéutica o tratamental e incluso médicos. Estos documentos se encuentran ordenados sistemática y cronológicamente dentro del expediente, en forma de subcarpetas o legajos.
• El protocolo. Una parte fundamental del expediente es el protocolo, con los documentos referentes a la observación, clasificación y tratamiento de las personas privadas de libertad. Forma parte del expediente personal de los internos y la realización de los trámites concernientes al mismo corresponde igualmente a la Oficina de Gestión.

El expediente penitenciario informatizado

Junto al expediente personal en papel, como consecuencia de la progresiva digitalización de la Administración penitenciaria, también podemos encontrar un expediente en formato electrónico. Son muchas las aplicaciones informáticas que se utilizan en el ámbito de la Administración penitenciaria, pero destaca el denominado Sistema de Información Penitenciaria conocido como SIP.

El SIP recoge toda la información penal y penitenciaria relativa a los trámites y resoluciones que configuran los expedientes de las personas privadas de libertad, incluyendo: 1) datos de carácter identificativo (NIS, nombre y apellidos, dirección, marcas físicas); 2) datos de características personales (datos de estado civil, datos de familia, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, características físicas o antropométricas); 3) datos de las infracciones (infracciones penales y administrativas) y 4) datos penitenciarios (clasificación, permisos y actividades de tratamiento).