¿Qué son las hojas de vicisitudes penitenciarias?
Las llamadas «hojas de vicisitudes» son anotaciones breves, a modo de índice, que contienen por orden cronológico y sucesivo las distintas incidencias o trámites que se han seguido con una persona privada de libertad en un centro penitenciario, permitiendo identificar los documentos relativos a esas incidencias o trámites que se encuentran en el interior del expediente.
Las hojas de vicisitudes son un índice de los documentos que hay en el interior del expediente penitenciario.
¿Dónde se regulan las hojas de vicisitudes?
Apenas existen referencias normativas sobre su regulación. El art. 336.3º del antiguo Reglamento Penitenciario de 1981 (RD 1201/1981), recogía que las hojas de vicisitudes son «breves extractos referidos a los cambios de situaciones y todas las demás circunstancias a que se refieran los documentos que habrán de ser unidos y numerados sucesivamente».
Lo cierto es que la existencia de las hojas de vicisitudes se remonta a mucho tiempo atrás, pudiendo encontrar esta herramienta en los expedientes penitenciarios históricos, de hace más de un siglo. La necesidad de archivar y encontrar toda la documentación, llevando un riguroso control de las situaciones que afectan a los internos, hacía sin duda imprescindible contar con hojas de vicisitudes.
Pero inexplicablemente, las hojas
de vicisitudes continúan utilizándose hoy en día prácticamente de la misma
forma que antaño. No son pocas las personas que han puesto de manifiesto que su
confección actual (en papel) es un sinsentido anacrónico e inoperante,
considerando la irrupción de las nuevas tecnologías, que hacen posible llevar
un control de la documentación mucho más avanzado y eficaz a través de los
sistemas informáticos.
¿Dónde encontramos las hojas de vicisitudes?
Las hojas de vicisitudes forman una parte esencial del expediente penitenciario de las personas privadas de libertad, por lo que las encontraremos en el interior de dicho expediente penitenciario.
Definimos «expediente penitenciario» como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones formados en relación a una persona privada de libertad en un centro penitenciario, desde el ingreso hasta la excarcelación, aglutinando la información personal, procesal, penal y estrictamente penitenciaria de esa persona.
Tengamos en cuenta que el expediente penitenciario lo
encontramos en la actualidad de dos maneras (simultáneamente):
- Papel (expediente tradicional).
- Electrónico (a través del sistema informático y el SIP).
En consecuencia, encontramos dos presentaciones de las hojas
de vicisitudes:
¿Quién elabora las hojas de vicisitudes?
Las hojas de vicisitudes se elaboran por los funcionarios encargados de la tramitación del expediente penitenciario; es decir, por los funcionarios de la Oficina de Gestión.
En la Oficina de Gestión se realiza la tramitación administrativa de la documentación de las personas privadas de libertad, en lo que se refiere a su situación procesal, penal, penitenciaria y de tratamiento, formalizando los expedientes personales y de libertad condicional, libros, fichas y estadística, etc. Dentro de esta oficina, son los funcionarios penitenciarios adscritos a la unidad de gestión de expedientes (UGE) los encargados de tramitar toda la documentación que refleja la trayectoria procesal, penal, penitenciaria y de tratamiento de los internos, incluyendo la elaboración de las hojas de vicisitudes.
¿Cómo son las hojas de vicisitudes?
Cada hoja contiene varias anotaciones (numeradas correlativamente) siguiendo un orden cronológico (fecha de recepción del documento o efectos). Estas «anotaciones» se conocen como «diligencias»: apuntes o notas breves que dejan constancia escrita de haber efectuado un trámite administrativo en el expediente penitenciario del interno. Las anotaciones referidas a las causas deben identificar, al menos, la clase de procedimiento, el número y año del mismo y la autoridad competente.
Las diligencias se acompañan con las firmas de los funcionarios que realizan la tramitación del asunto y de quienes lo supervisan: 1) funcionario/ria que efectúa el trámite, 2) Jefe/fa de Oficinas, 3) Subdirector/ra de Gestión y 4) visto bueno del Director/ra.
¿Qué tipos de hojas de vicisitudes existen?
En los expedientes penitenciarios en papel, existen tres tipos de hojas de vicisitudes: penitenciarias, preventivas y penadas. Para diferenciarlas, se utilizan hojas de papel de diferentes colores: azul, rosa y amarillo respectivamente. Veamos a continuación, con más detalle, los tres tipos de anotaciones y algunos ejemplos:
